Tenir son livre de police automobile
L’activité de négoce automobile est régulée par un cadre législatif.
Les négociants automobiles ou moto qui achètent ou vendent des véhicules d’occasion ont l’obligation de tenir un livre de police.
Ce livre récapitule les entrées et sorties des véhicules achetés et vendus.
Quelles informations légales doivent figurer dans le livre de police ?
1. Informations d’entrée du véhicule
L’identification du véhicule :
- Le numéro de VO appelé aussi numéro de police. Celui-ci doit être affecté à chaque véhicule de façon chronologique par rapport à la date d’entrée au parc du véhicule ;
- La date d’entrée du véhicule sur le parc, à ne pas confondre avec la date d’achat du véhicule.
La description du véhicule avec les champs suivants :
- marque,
- modèle,
- version,
- couleur,
- kilométrage,
- immatriculation,
- type mine ainsi que le Vin (numéro de série),
- et depuis 2014, il faut aussi faire apparaître le pays d’origine du véhicule.
Les information du fournisseur
- Pour un professionnel, il doit renseigner ses coordonnées complètes et son numéro de SIRET.
- Pour un particulier, ses coordonnées et son numéro de pièce d’identité.
Le montant de l’achat
- Enfin, saisir le montant de votre achat sans oublier le mode de règlement de celui-ci.
2. Informations de sortie du véhicule d’occasion
Les informations de sortie ne sont pas une obligation légale mais elles permettent plus de transparence en cas de contrôle. Sur cette partie, le nombre de champs est beaucoup plus restreint. Il suffit de renseigner :
- Le client final : en respectant les même règles que le fournisseur à l’entrée. Ne pas oublier la date de sortie,
- La destination : vente, dépôt/vente, restitution (dans le cadre d’une annulation de vente)
- Le prix de vente
- La date de vente
Votre livre de police comporte tous les champs obligatoires pour la tenue de votre activité.
Sous quelles formes le livre de police automobile peut-il être tenu ?
En tant que négociant, vous avez la possibilité de tenir votre livre de police
- de manière manuscrite,
- ou bien de manière informatique.
Le logiciel MOTOCLIC comporte un livre de police informatique, alimenté automatiquement.
1. Le livre manuscrit
Le classique livre manuscrit numéroté et paraphé par l’administration (mairie, gendarmerie, commissariat, etc) est le plus répandu. Celui-ci doit être tenu jour par jour par la même personne (pour une question d’écriture uniforme) sans blanc ni rature.
Toute erreur d’écriture doit être barrée à l’aide d’une règle pour faciliter le contrôle et montrer l’erreur de saisie manuscrite. Il vous suffit alors de prendre une ligne supplémentaire pour continuer la chronologie de celui-ci.
Attention, beaucoup de livres de police manuscrits ne sont plus à jour. Comme évoqué plus haut, le pays d’origine du bien doit être écrit et il n’est pas toujours mentionné !
2. Le livre de police informatique
Le livre de police informatique alimenté par un logiciel est beaucoup plus pratique car il évite la ressaisie des véhicules. Bien entendu le logiciel doit contenir une séquence numérotée chronologique des biens et être identifiable par numérotation des pages.
L’utilisateur doit être capable de le présenter à tous moments, sous format informatique de type PDF ou imprimé. Quand on parle d’impression, on ne fait plus référence aux imprimantes matricielles à papier listing. Une simple impression suffit.
Pour cela, vous devez faire une déclaration de votre logiciel à la CNIL en vertu de l’article 23 Loi 78-17 du 16 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.Dès réception, la CNIL vous adressera par mail ou courrier un récépissé. A réception, vous pourrez passer directement sur cette pratique d’édition informatisée.
Par contre, vous êtes toujours tenu responsable de votre activité ainsi que la législation qui encadre votre métier.
Sources :
Décret n°88-1040 du 14 novembre 1988 relatif à la vente ou à l’échange de certains objets mobiliers
Vous souhaitez gagner du temps et limiter les erreur de saisies. Le logiciel MOTOCLIC génère pour vous le livre de police informatisé au format PDF.
Format du livre de Police de MotoClic
Le livre de Police de MotoClic reprend toutes les colonnes obligatoires :
Le bouton « Imprimer la sélection » permet d’imprimer le livre de Police ou de le transmettre en format PDF si demandé :
